Wissensmanagement – das Stiefkind der Beratungsbranche

Wir leben in einer Wissensökonomie. Heißt: Wissen ist Macht. Das gilt besonders für die Consulting Branche. Daher führt professionelles Wissensmanagement hier zu einem klaren Wettbewerbsvorteil. 

Damit Berater*innen beraten können, müssen sie über weitreichenderes Wissen als ihre Klient*innen verfügen. Deshalb zählt die Ressource heute zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Beratungsunternehmens. Der offene Zugang zu Wissen und der Wissenstransfer zwischen den Berater*innen und den verschiedenen Unternehmenseinheiten ist zudem eine Grundvoraussetzung für die Innovationsfähigkeit sowie die Entwicklung neuer Beratungsfelder. Das effektive und gleichzeitig effiziente Management von bestehendem und neuem Wissen gehört für sie somit zu einer der Kernkompetenzen. 

Wird das Wissen im Unternehmen gebündelt und ein Wissensmanagement etabliert, können bereits nach kurzer Zeit messbare Erfolge erzielt werden, die auch die Wettbewerbsfähigkeit maßgeblich steigern: 

• Schnellere Verfügbarkeit von Informationen in Projekten 
• Einfachere und verkürzte Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen 
• Etablierung von Mindeststandards in der Beratungsqualität 

Das wissen die großen Beraterfirmen und investieren beträchtliche Summen, um ihre ständig neuen Erfahrungen und neu entwickeltes Wissen weltweit zu erfassen, zu integrieren und allen Mitarbeiter*innen jederzeit verfügbar zu machen. Der Aufbau einer zugänglichen Wissensbasis kostet allerdings Zeit und Geld, weshalb kleinere und mittlere Unternehmen diese Investitionen dagegen oft scheuen. 

So bleibt Wissen im Unternehmen 

Wissensmanagement (im Beratersprech gerne „Knowledge Management“) ist eine Methode, mit der Unternehmen beeinflussen können, wie Wissen organisiert und genutzt wird. Es beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung dieser wichtigen Ressource. Dabei wird das Wissen zunächst identifiziert, vernetzt und bewertet, um anschließend strategisch und operativ eingesetzt werden zu können.  

Die Basis dafür bilden das Wissen von Einzelpersonen im Unternehmen, Daten und Informationen sowie Fähigkeiten, die eine Organisation heranziehen kann, um bestimmte Aufgaben oder Probleme zu lösen. 

Die Aufgaben des Wissensmanagements haben sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Während das Wissensmanagement der ersten Generation primär aus gemeinsamen Datenbanken bestand, sind die Aufgaben im Unternehmen bis heute deutlich komplexer geworden:  

• Vorhandenes Wissen im Unternehmen durch Wissensdatenbanken erfassen 
• Wissenstransfer zwischen Standorten, Abteilungen und Personen ermöglichen 
• Bestehendes Wissen weiterentwickeln 
• Neues Wissen ins Unternehmen bringen 

Praxis-Check: So läuft Wissensmanagement oft in der Realität ab

Oft fällt sinngemäß der Satz „wenn unsere Firma nur wüsste, was unsere Firma alles weiß…“. Denn in der täglichen Praxis gibt es in vielen Beratungsunternehmen einige Herausforderungen im Wissensmanagement: 

• Berater*innen müssen ihr Projektwissen aus abgeschlossenen Projekten nachträglich zusammenfassen und in Form einer Präsentation in einer Datenbank ablegen. Gleichzeitig hat das nächste Projekt bereits begonnen. Die Wissensarbeit findet deshalb häufig erst nach der Arbeit – in einer Extraschicht – statt. 
• Der Wert des erarbeiteten Wissens lässt sich für den/die Autor*in kaum einschätzen. Falls das Wissen an anderer Stelle wieder eingesetzt wird, erfährt der/die Autor*in nur selten davon. Entsprechend sinkt die Motivation für detaillierte Wissensarbeit. 
• Die Bedeutung von Wissen als Schlüsselressource wird zwar mantrahaft wiederholt, aber vom Management nicht hinreichend wertgeschätzt. In den seltensten Fällen gibt es eine systematische Erfassung der positiven Effekte der Wissensarbeit. Zudem sind die Erarbeitung und Verbreitung neuen Wissens selten wirklich verbindlich in den Zielvereinbarungen der Berater*innen festgehalten.  

Die Halbwertszeit von Wissen sinkt – damit steigt die Bedeutung von Wissensmanagement

Wissen stagniert nicht, sondern wird von Tag zu Tag mehr. Deshalb wächst auch der Stellenwert des Wissensmanagements künftig ins Unermessliche. 

Treiber sind dabei vor allem Trends wie die Digitalisierung und die digitale Transformation. Sie machen es durch immer neue Datenpunkte notwendig, vorhandenes Wissen systematisch in Frage zu stellen und zu überarbeiten. Aber auch die tägliche Arbeit im Unternehmen – der Austausch mit Kund*innen oder die Durchführung von Projekten – lassen das verfügbare Wissen immer weiterwachsen. Gleichzeitig sinkt die „Halbwertszeit“ bestehenden Wissens durch die sich immer schneller wandelnde Umwelt rapide. 

Gute Beratungsleistung wird demnach immer wissensintensiver. Neben den gesteigerten Anforderungen an die Qualität der Dienstleistung, machen auch die häufige Abwesenheit der Berater*innen vom Unternehmenssitz, die große Fluktuation menschlicher Wissensträger*innen sowie der immense Fachkräftemangel den Einsatz von Wissensmanagement für die Unterstützung des organisatorischen Lernens und damit auch der organisatorischen Wissensbasis unabdingbar. 

Wissensträger: Mensch vs. Maschine

Grundsätzlich lässt sich das Wissensmanagement in zwei Herangehensweisen aufgliedern: die Personifizierung und die Kodifizierung von Wissen. Dabei unterscheidet man, ob das Wissen direkt von einem Mitarbeitenden zum Nächsten weitergegeben oder mittels Datenträger schriftlich festgehalten wird. 

Für Beratungshäuser, deren Geschäftsmodell unter anderem den engen und tiefen Austausch mit Kund*innen vorsieht, eignet sich zunächst eine Personalisierungsstrategie. Der Fokus bei dieser Herangehensweise liegt auf dem Dialog zwischen Individuen. Das Wissen ist eng mit der Person verknüpft und wird hauptsächlich durch direkte persönliche Kontakte vermittelt. Allerdings besteht durch die oft hohe Fluktuation in Beratungsunternehmen das Risiko, durch Abgänge immer wieder Wissen zu verlieren. 

Deshalb ist es unerlässlich Wissen auch unternehmensintern aufzubereiten und allen Kolleg*innen zur Verfügung zu stellen. Dazu wird das Wissen kodifiziert. Bei dieser Herangehensweise geht es darum, das personengebundene Wissen zu externalisieren und zur Wiederverwendung in Informationssystemen zu speichern. Mittels des „People-to-Documents“-Ansatz wird das Wissen einer Person losgelöst und in eine Wissensdatenbank übergeführt. Auf diese Datenbank haben weitere Personen oder Gruppen Zugriff. Neben klassischen Wissensdatenbanken wie dem Intranet und Wikis oder gemeinsam genutzten Ordnern, kann auch eine Wissensmanagement-Software eingesetzt werden. Diese sammelt sowie ordnet das kollektive Wissen und stellt es allen Mitarbeiter*innen zur Verfügung.

Moderne Wissensmanagement-Software wie z.B. von Innolytics oder Comaround Knowledge archiviert das Wissen nicht nur, sondern ermöglicht es, dieses Wissen zu diskutieren, zu transferieren und neues Wissen daraus zu erarbeiten. 

In größeren Beratungsunternehmen sind Wissensdatenbanken und Knowledge Tools heute bereits ein fester Bestandteil. Der Aufbau einer Datenbank kostet allerdings Zeit und Geld, weshalb kleinere und mittlere Unternehmen diese Investitionen dagegen oft scheuen. 

Vom Stiefkind zum Erfolgsfaktor 

Damit professionelles Wissensmanagement künftig effektiv in einer breiteren Masse von Unternehmen eingesetzt werden kann, führt kein Weg an einer guten digitalen Lösung vorbei. Diese sollte eine Reihe an Faktoren erfüllen: 

• Intuitive Bedienbarkeit: Die Wissensmanagement-Software soll schlicht und modern gehalten sein, damit sie von allen Mitarbeiter*innen einfach und intuitiv genutzt werden kann – ohne umfängliche Schulungen.
• Geringer Zeitanspruch: Die Erfassung von Wissen soll in kürzester Zeit möglich sein, um sich schnell Folgeprojekten widmen zu können. 
• Unterstützung gängiger Medienformate: Die Software soll alle relevanten Aufzeichnungsmöglichkeiten umfassen. Dadurch können sich die Mitarbeiter*innen frei entscheiden, ob sie ihr Wissen als Audiodatei, grafisch oder in einem Textdokument abspeichern. 
• Zugänglichkeit von Wissen: Die Rückübersetzung des Wissens in operative Arbeit muss in wenigen Schritten funktionieren. Außerdem soll eine Nutzung gemeinsamen Wissens auch über Anwendungsgrenzen hinweg möglich sein. 
• Incentivierung der Wissenarbeit: Mitarbeiter*innen sollen zur der Datenbankpflege motiviert werden. Dies ist möglich, indem eine Software aufzeigt, wo das Wissen anschließend genutzt wird. Außerdem können Belohnungen für abgerufenes Wissen in Aussicht gestellt werden. 

Die Anforderungen an eine gute Wissensmanagement-Software variieren von Unternehmen zu Unternehmen und verändern sich mit dem Technologiefortschritt. Deshalb ist diese Liste keineswegs vollständig und nur als ein erster Anfang zu verstehen. 

Welche Faktoren besitzen heute außerdem hohe Relevanz?